Realizacji tej deklaracji służy Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ).
W skład ZSZ wchodzą:
Zakres i zasady funkcjonowania ZSZ regulują:
W 2022 roku w ramach ZSZ zrealizowano następujące kluczowe zadania:
Szczegółowe informacje na temat efektów działań realizowanych w oparciu o Zintegrowany System Zarządzania w 2022 roku są dostępne w pozostałych częściach Raportu Zintegrowanego, między innymi:
W ORLEN stosowane jest podejście procesowe polegające na zidentyfikowaniu i zmapowaniu procesów, z uwzględnieniem analizy kontekstu funkcjonowania całej organizacji, niezbędnych do zapewnienia zgodności z wymaganiami oferowanych klientom wyrobów i usług, przy zachowaniu proekologicznych metod produkcji, proekologicznego podejścia i minimalizacji negatywnego wpływu na środowisko, ciągłej poprawy warunków bezpieczeństwa pracy oraz spełniania wymagań we wszystkich obszarach mających wpływ na bezpieczeństwo informacji przetwarzanych w ORLEN.
Określona została sekwencja procesów i ich wzajemne powiązania, które stanowią wielowarstwowy mechanizm pozwalający rozpoznawać i spełniać wymagania klientów. Monitorowanie poszczególnych procesów oraz ocena skuteczności osiągania ich celów odbywa się poprzez weryfikowanie uzyskiwanych wartości mierników dla procesów i ich porównywanie z wartościami przyjętyxmi, jako kryteria oceny. Takie rozwiązanie pozwala zarządzać i doskonalić procesy na podstawie rzeczywistych, mierzalnych danych.
Zgodnie z podejściem opartym na ryzyku, właściciele procesów odpowiadają za identyfikację zagrożeń i możliwości (ryzyk i szans), które mogą potencjalnie wpływać na działania i efektywność realizowanych procesów – spełnienie wymagań klientów i podejmowanie odpowiednich „proporcjonalnych” działań z nimi związanych. W sposób procesowy realizowany jest system auditów wewnętrznych funkcjonujący w oparciu o dedykowaną procedurę i weryfikujący zgodność działania poszczególnych obszarów z przyjętymi do stosowania standardami. Podejmowane działania doskonalące obejmują warunki wewnętrzne i zewnętrzne oraz identyfikują szanse i możliwości, jakie pojawiają się przed organizacją.
Kierunki doskonalenia ZSZ są ustalane przez najwyższe kierownictwo zgodnie z procedurą oceny funkcjonowania ZSZ przez Najwyższe Kierownictwo Spółki. Tryb realizacji działań w poszczególnych obszarach ustalono w obowiązujących procedurach.
W Spółce zidentyfikowano łącznie 54 procesy / podprocesy, dla których określono 135 mierników. W kartach procesów określono mierniki, które zawierają trzystopniowe kryteria oceny skuteczności, zdefiniowane jako akceptowalne, wymagające monitorowania lub wymagające podjęcia działań korekcyjnych/korygujących. Ocena stopnia realizacji mierników dokonywana jest na podstawie danych wprowadzanych przez właścicieli procesów/ podprocesów do Dok-system.
Poprzez standaryzację i stosowanie mechanizmów systemowych, w tym działań zapobiegawczych realizuje się zasada przezorności, prewencja ryzyka szkód środowiskowych, skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem pracy i bezpieczeństwem informacji. Zasadę przezorności wspierają mechanizmy systemowe, uprzedzające występowanie nieprawidłowości, bazujące na analizie procesów oraz elementach analizy ryzyk i szans. Zgodnie z zasadą przezorności działalność biznesowa uwzględnia ograniczenia zapobiegające degradacji środowiska.
Do oceny działalności spółki powoływane są akredytowane jednostki certyfikujace, które corocznie prowadzą audity w obszarach objętych systemami zarządzania.
W roku 2022 były to:
W wyniku auditów zewnętrznych nie stwierdzono niezgodności, uzyskano potwierdzenie prawidłowości utrzymywanych przez ORLEN działań systemowych oraz rekomendacje i nowe certyfikaty.
Przeprowadzone audity potwierdziły zgodność prowadzonych działań z wymaganiami poszczególnych systemów. Auditorzy wskazywali również elementy do doskonalenia.
W roku 2022 zaplanowano i zrealizowano łącznie ok. 520 auditów wewnętrznych ZSZ, w tym:
445
32
10
7
23
7
12
Przeprowadzone audity potwierdziły zgodność prowadzonych działań z wymaganiami poszczególnych systemów. Auditorzy wskazywali również elementy do doskonalenia.
Oprócz regulacji zawartych w Księgach Systemowych, aktualnie w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania funkcjonuje 71 procedur:
W 2022 roku zaktualizowano:
Po dokonaniu fuzji, rozszerzono zakres Zintegrowanego Systemu Zarządzania o procesy przejęte z ex GL S.A.. System poddano auditowi specjalnemu i rozszerzono zakres certyfikacji o procesy realizowane w Gdańsku.
Certyfikowano także funkcjonujące w strukturach Zespołu Oddziałów PGNiG wszystkie Systemy Zarządzania, z zachowaniem ich odrębności systemowej (tj. wyłączone z zakresu funkcjonowania ZSZ) oraz obowiązujących w Spółce zasad.
W 2022 roku spółki Grupy ORLEN prowadziły działania w zakresie Zintegrowanych Systemów Zarządzania zgodnie z dotychczasowymi zasadami koncepcji optymalizacji funkcjonowania tego obszaru. Zasady i Polityki ZSZ wdrożono w kluczowych spółkach Grupy ORLEN, tj: ORLEN, ORLEN Administracja, ANWIL, Basell ORLEN Polyolefins, ORLEN Laboratorium, ORLEN Eko, ORLEN Asfalt, ORLEN Serwis, ORLEN Upstream, IKS Solino, ORLEN KolTrans, ORLEN Oil, ORLEN Aviation, ORLEN Paliwa, ORLEN Projekt, ORLEN Budonaft, ORLEN Lietuva, Grupa ORLEN Unipetrol, ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych, ORLEN Południe, ORLEN Centrum Serwisowe, ORLEN Ochrona. Ponadto rozpoczęto współpracę w zakresie Systemów Zarządzania z RUCH oraz rozważane jest zacieśnienie kontaktów w tym obszarze z Grupą Energa.
Zintegrowane Systemy Zarządzania zbudowano w oparciu o wymagania norm:
W zależności od potrzeb biznesowych, spółki utrzymują wskazane certyfikaty wyżej wymienionych systemów. Ponadto, w zależności od profilu działalności i wymagań prawnych, Klientów itp., część spółek wdrożyła w swoich strukturach: System Zarządzania AQAP 2110, Zakładową Kontrolę Produkcji, System Zarządzania Bezpieczeństwem w Transporcie Kolejowym SMS, System Zarządzania Utrzymaniem w Transporcie Kolejowym MMS, System Zarządzania Jakością Procesów Spawalniczych, System Zarządzania Bezpieczeństwem Żywności HACCP, System ISCC EU, System KZR INiG, System Zarządzania Jakością w Laboratorium wg ISO/IEC 17025. Gdzie to było zasadne, uzyskano ich certyfikację bądź rejestrację.
Rok 2022 był rokiem fuzji z Grupą LOTOS i PGNiG, które wymagały stosowania ponadstandardowych procedur i działań. Spółki sprawnie dostosowały się do zmodyfikowanych zasad nadzoru nad Systemami Zarządzania, co potwierdziły wyniki auditów specjalnych i uzyskane certyfikaty.
W strategii ORLEN przyjęto, że zadaniem dotyczącym jakości produktów jest spełnienie potrzeb i oczekiwań Klientów. Celem i ambicją Grupy ORLEN jest utrzymanie pozycji lidera jakości na polskim i międzynarodowym rynku. Kładziony jest nacisk na umacnianie zaufania Klientów do ORLEN jako firmy gwarantującej najwyższą jakość, proekologiczne własności oraz terminowość dostaw produkowanych i sprzedawanych przez nas wyrobów.
Świadomi wpływu naszej działalności na środowisko deklarujemy systematyczne dostosowywanie metod planowania i prowadzenia procesów do wymogów zasady trwałego i zrównoważonego rozwoju poprzez zintegrowane traktowanie procesu zapobiegania zanieczyszczaniu i ochrony środowiska.
W ramach obowiązujących przepisów prawnych oraz zgodnie zadeklarowaną Polityką Zintegrowanego Systemu Zarządzania chronimy życie i zdrowie pracowników poprzez zapewnienie wszystkim bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Powyższe cele i działania realizujemy w oparciu o wdrożony Zintegrowany System Zarządzania, na który składają się: System Zarządzania Jakością wg ISO 9001, System Zarządzania Jakością wg AQAP 2110, System Zarządzania Środowiskowego wg ISO 14001, System Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy wg ISO 45001, System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji wg PN-ISO/IEC 27001, System Zarządzania Bezpieczeństwem Żywności HACCP, Systemy certyfikacji zrównoważonej produkcji biopaliw, biopłynów i biokomponentów ISCC EU i KZRINiG oraz Zakładowa Kontrola Produkcji (ZKP).
Wdrożone Systemy są zgodne z najwyższymi międzynarodowymi standardami zarządzania i stanowią codzienną praktykę w działalności Spółki mającą na celu profesjonalną obsługę klientów oraz utrzymanie najwyższych standardów ochrony zdrowia i środowiska.
Wyrazem troski o jakość wyrobów spełniających oczekiwania Klienta jest funkcjonujący System Zarządzania Jakością i realizowana zgodnie z nim Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Po raz pierwszy system został certyfikowany w 1996 roku, recertyfikowany w 1999 roku przez Bureau Veritas Quality International i Polskie Centrum Badań i Certyfikacji. Przez kolejne lata System Zarządzania Jakością był doskonalony. Obecnie możemy poszczycić się na zgodność z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2015-10 przyznanym przez BV Polska.
ORLEN posiada certyfikat według wymagań normy AQAP 2110 w zakresie produkcji i sprzedaży hurtowej paliw silnikowych i lotniczych. Jest on ważnym elementem, pozwalającym na pozyskanie i utrzymanie odbiorców wojskowych w krajach należących do Paktu Północnoatlantyckiego.
Potwierdzeniem podporządkowania strategii Spółki celowi, jakim jest osiągnięcie maksymalnie możliwej neutralności ekologicznej dla bezpośredniego otoczenia przy równoczesnej minimalizacji wpływu na środowisko, wynikającej z użytkowania przez nas produktów jest funkcjonujący System Zarządzania Środowiskowego.
Głównym zadaniem Systemu Zarządzania BHP jest wspomaganie działań na rzecz poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy poprzez określenie wymagań skutecznego i efektywnego systemu zarządzania w oparciu o przepisy prawne, identyfikację zagrożeń, ocenę ryzyka zawodowego oraz ocenę ryzyk i szans w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Myślą przewodnią zadeklarowaną w Polityce Zintegrowanego Systemu Zarządzania jest przesłanie, że bezpieczna praca, nie powodująca utraty zdrowia jest prawem każdego pracownika, a organizacja zapewnia to bezpieczeństwo.
Po raz pierwszy Polski Koncern Naftowy ORLEN uzyskał certyfikat Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z wymaganiami normy PN-I-07799-2 wydany przez Bureau Veritas Certification w maju 2007 roku. Obecnie System spełnia wymagania normy PN-EN ISO 27001, zapewniając zachowanie poufności, integralności i dostępności informacji. Bezpieczeństwo informacji to nie tylko wymóg działalności biznesowej, usprawniający organizację poprzez korzyści wynikające z uporządkowania zasad przetwarzania informacji, ale również jest to obowiązek obłożony prawem. Zasadniczym celem Systemu jest utrzymanie i poprawa zarządzania bezpieczeństwem informacji, które przekłada się na minimalizację ryzyka wystąpienia incydentu oraz jego negatywnego wpływu na funkcjonowanie i działalność, przy zastosowaniu środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią maksymalny poziom bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych, chroniąc je przed nieautoryzowanym dostępem, utratą poufności, kradzieżą lub nieuprawnioną modyfikacją.
Wdrożenie w ORLEN System Zarządzania Energią (SZEn) wg ISO 50001 jest odpowiedzią Spółki na Krajowy Plan Działań dotyczących efektywności energetycznej, opracowany na podstawie Ustawy z 20 maja 2016 r. o efektywności energetycznej i zgodnie z dyrektywą 2012/27/UE i nowelizującą ją dyrektywą 2018/2002 w sprawie efektywności energetycznej. Efektywne zarządzanie energią jest nie tylko korzystne dla firmy, ale staje się wymogiem, który najłatwiej spełnić dzięki ISO 50001 – standardowi, który wyznacza globalnie uznane, najlepsze praktyki w zakresie zarządzania energią. SZEn wpisuje się również w strategię ORLEN 2030. Wizja rozwoju Koncernu poprzez zaangażowanie w energetykę niskoemisyjną i wzrost znaczenia paliw alternatywnych przy zachowaniu zrównoważonego rozwoju przyczynia się tym samym do zwiększenia bezpieczeństwa energetycznego państwa. W 2022 roku nastąpiła ponowna recertyfikacja SZEn zwieńczona uzyskaniem Certyfikatu na lata 2022-2025.
Podstawą prawną istnienia systemów zrównoważonego rozwoju jest Dyrektywa Unijna w sprawie promowania stosowania energii ze źródeł odnawialnych.
Dyrektywa REDII - 2018/2001 określa ramy na okres 2020–2030 dotyczące klimatu obejmując wyznaczony na 2030 r. cel dotyczący udziału energii odnawialnej (OZE) w zużyciu energii na co najmniej 27%. Niniejsza dyrektywa przekształca i uchyla poprzednie przepisy (dyrektywę 2009/28/WE, dyrektywę (UE) 2015/1513 oraz dyrektywę Rady 2013/18/UE).
Zgodnie z obowiązującą ustawą o biokomponentach i biopaliwach ciekłych podmioty wykonujące działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania biokomponentów, przetwarzania biomasy, zakupu, importu lub nabycia wewnątrzwspólnotowego biomasy lub biokomponentów, które mają być zaliczone do realizacji Narodowego Celu Wskaźnikowego są zobowiązane do uzyskania certyfikatu potwierdzającego spełnienie kryteriów zrównoważonego rozwoju (KZR).
Spełniając wymagania prawa żywnościowego oraz założenia Kodeksu Żywnościowego (Codex Alimentarius) wdrożyliśmy na stacjach własnych ORLEN S.A, System Zarządzania Bezpieczeństwem Żywności HACCP. System HACCP jest ciągle doskonalony i rozwijany wraz z rozszerzaniem oferty gastronomicznej i zmianami wymagań prawnych. Opracowana i zakomunikowana Polityka Bezpieczeństwa Żywności zapewnia najwyższą jakość oferowanych produktów żywnościowych i usług gastronomicznych.
Od 2 stycznia 2015 roku ORLEN S.A. stał się producentem wyrobów budowlanych. Na mocy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 305/2011 z dnia 9 marca 2011 jesteśmy zobowiązani utrzymywać system Zakładowej Kontroli Produkcji (ZKP).
Celem Systemu Compliance Grupy Kapitałowej ORLEN jest wdrożenie i ciągłe doskonalenie spójnego zestawu rozwiązań prawnych i organizacyjnych zmierzających do zapewnienia zgodności wszystkich procesów biznesowych zachodzących w spółkach Grupy Kapitałowej ORLEN z obowiązkowymi lub dobrowolnymi wymaganiami, które spółki Grupy Kapitałowej ORLEN zobowiązały się lub zdecydowały spełniać w celu uniknięcia konsekwencji prawnych, finansowych i wizerunkowych, jakie mogą ponieść spółki Grupy Kapitałowej ORLEN, kadra zarządzająca oraz pracownicy w przypadku naruszenia zasad systemu zapewnienia zgodności.
Raport możesz również pobrać w formacie PDF