Zintegrowany System Zarządzania

W ramach Systemu Zarządzania Jakością ORLEN pogłębiono analizę kontekstu organizacji oraz potrzeb i oczekiwań interesariuszy, zidentyfikowane i opisane zostały realizowane procesy, ich wzajemne powiązania, a także ryzyka i szanse, tj. zagrożenia i możliwości, które mogą potencjalnie wpływać na działania i efektywność realizowanych procesów. Mapy i karty procesów będące załącznikami do zatwierdzonej Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania, stanowią jeden z kluczowych dokumentów Systemu. 

Zakres certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością to:

• produkcja, magazynowanie i sprzedaż wyrobów rafineryjnych oraz petrochemicznych,
• produkcja i sprzedaż energii elektrycznej i ciepła,
• funkcje wartości dodanej,
• sprzedaż detaliczna i świadczenie usług przez własne stacje paliw.

Zakres działań objętych Systemem Zarządzania Jakością według wymagań normy AQAP 2110 określa nadzór nad produkcją i zgodną z zawartymi kontraktami jakością nabywanych produktów oraz ogólne zasady współpracy z Przedstawicielstwami Wojskowymi. AQAP 2110 wprowadza dodatkowe wymagania związane z zarządzaniem konfiguracją, zarządzaniem ryzykiem realizacji kontraktu oraz wspomaganiem procesu Rządowego Zapewniania Jakości GQA.

Po raz pierwszy 11 lipca 2003 roku Zakład Systemów Jakości i Zarządzania przyznał ORLEN certyfikat Systemu Jakości, potwierdzający spełnianie wymagań AQAP 2120 w zakresie produkcji i sprzedaży paliw silnikowych i lotniczych. Po zmianie standardu, potwierdziliśmy zgodność naszych działań z wymaganiami AQAP 2110 i otrzymaliśmy przyznany przez Centrum Certyfikacji Jakości Wojskowej Akademii Technicznej.

Zakres certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością to:

• produkcja i sprzedaż paliw silnikowych i lotniczych.

System Zarządzania Środowiskowego obejmuje komórki organizacyjne Spółki zlokalizowane w Płocku i w Warszawie oraz Terminale Paliw w strukturach logistyki, których działalność wpływa na stan środowiska. Po raz pierwszy system został certyfikowany na obszarze obiektów w Płocku w marcu 2000. Jednostką certyfikującą było Bureau Veritas Quality International.

Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania zawiera deklarację systematycznego dostosowywania metod planowania i prowadzenia procesów do wymogów zasady trwałego i zrównoważonego rozwoju, poprzez zintegrowane traktowanie procesu zapobiegania zanieczyszczeniom i ochrony środowiska.

Wymagania normy PN – EN ISO 14001 przeniesione na System Zarządzania Środowiskowego skutkują osiąganiu następujących celów:

• uzyskania zgodności organizacji z prawem środowiskowym i około środowiskowym,
• sukcesywnego zmniejszania ujemnego wpływu działalności na środowisko w drodze realizacji zadań środowiskowych,
• minimalizowania możliwości awarii chemicznych, a jeśli się już wydarzą, do ograniczania ich skutków.

Szczegółowe wymagania dotyczące identyfikacji aspektów, monitorowania parametrów środowiskowych, sterowania operacyjnego, prowadzenia auditów, realizacji działań korygujących i innych określonych normą działań są w gruncie rzeczy tylko narzędziami do osiągania powyższych celów podstawowych. Dodatkowo chodzi również o podnoszenie świadomości ekologicznej załogi realizującej prace mające lub mogące mieć wpływ na środowisko.

Obecnie potwierdzenie spełnienia wymagań normy ISO 14001 stanowi przyznany przez BV Polska.

Zakres certyfikacji Systemu Zarządzania Środowiskowego to:

• produkcja, magazynowanie i sprzedaż wyrobów rafineryjnych oraz petrochemicznych,
• produkcja i sprzedaż energii elektrycznej i ciepła,
• funkcje wartości dodanej. 

System Zarządzania BHP jest sukcesywnie rozszerzany i doskonalony. Na bazie funkcjonującego zgodnie z normą PN-N 18001 zbudowano system spełniający wymagania ISO 45001. W 2020 roku, po pozytywnym audicie weryfikacyjnym, zostało to potwierdzone stosownym certyfikatem  wydanym przez Bureau Veritas Certification Holding SAS-UK Branch. Audity w kolejnych latach potwierdziły zgodność z wymaganiami ISO 45001. Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy wg ISO 45001 objęte są: Siedziba Główna w Płocku, Siedziba Spółki w Gdańsku, Biuro w Warszawie, Terminale Paliw, Terminal Kolejowy w Płocku, Zakład CCGT Włocławek, Zakład PTA Włocławek.

Potwierdzeniem  spełnienia wymagań normy ISO 45001 jest przyznany przez BV Polska. 

Zakres certyfikacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy to:

• produkcja, magazynowanie i sprzedaż wyrobów rafineryjnych oraz petrochemicznych,
• produkcja i sprzedaż energii elektrycznej i ciepła,
• funkcje wartości dodanej.

Mając świadomość znaczenia informacji i systemów informacyjnych dla realizacji celów ORLEN zapewniamy, że podejmowane przez Spółkę działania dążą do zapewnienia bezpieczeństwa informacji we wszystkich systemach jej przetwarzania, z uwzględnieniem zabezpieczenia interesów zarówno Spółki, jej akcjonariuszy, jak i Klientów oraz Kooperantów.

Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania i procedury Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji regulują zasady postępowania odnoszące się do bezpieczeństwa posiadanych aktywów. Zostały przygotowane z myślą o zapewnieniu standardów bezpieczeństwa informacji w Spółce ze szczególnym uwzględnieniem zgodności z prawem oraz zminimalizowania skutków zagrożeń z tytułu utraty poufności, autentyczności danych, strat finansowych, jak również utraty wizerunku Spółki.

Obecnie posiadamy przyznany przez BV Polska, potwierdzający spełnienie wymagań normy PN-ISO/IEC 27001. Zakres certyfikacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji to:

• produkcja, magazynowanie i sprzedaż wyrobów rafineryjnych oraz petrochemicznych,
• produkcja i sprzedaż energii elektrycznej i ciepła,
• funkcje wartości dodanej.

Głównym dokumentem SZEn jest przyjęta przez Zarząd Polityka Energetyczna, która zawiera zobowiązania do doskonalenia wyniku energetycznego, a w szczególności do optymalizacji procesów produkcyjnych mających na celu poprawę efektywności energetycznej, zapewnienie zasobów niezbędnych dla osiągnięcia celów i zadań energetycznych, a także spełniania wymagań prawnych. W kluczowej dokumentacji systemu jest również Księga SZEn i Procedura planowania i przeglądu energetycznego. Wdrażany system bazuje w pełni na dokumentacji zakładowej, w tym - Katalogu wskaźników jednostkowego zużycia mediów energetycznych.

Bardzo ważnymi elementami wsparcia efektywności energetycznej funkcjonującym w ORLEN jest działający system EMS (Energy Management System) ułatwiający optymalizację procesów produkcyjnych oraz system świadectw efektywności energetycznej, zwanych „białymi certyfikatami”. System białych certyfikatów wspiera realizację przedsięwzięć inwestycyjnych m.in. takich jak np.: izolacja instalacji przemysłowych, przebudowa lub remonty budynków wraz z instalacjami i urządzeniami technicznymi, modernizacja lub wymiana oświetlenia, urządzeń i instalacji wykorzystywanych w procesach przemysłowych lub w procesach energetycznych.

Zgodnie z wdrożonym podejściem SZEn, do najważniejszych i będących jednocześnie największym wyzwaniem systemowym zaliczamy proces Przeglądu energetycznego, spełniający wymagania audytu energetycznego przedsiębiorstwa, którego celem jest dokonanie i potwierdzenie wyliczeń dotyczących przedsięwzięć służących poprawie efektywności energetycznej oraz dostarczenie informacji o potencjalnych oszczędnościach energii - co raportowane jest okresowo do Urzędu Regulacji Energetyki.

Efektem działania SZEn są korzyści związane z oszczędzaniem energii pierwotnej, a także wzrost świadomości pracowników na temat zagadnień związanych z efektywnością energetyczną i innych kwestii związanych z użytkowaniem energii.

Zakres certyfikacji Systemu Zarządzania Energią obejmuje: wytwarzanie i przetwarzanie produktów rafinacji ropy naftowej oraz wytwarzanie i sprzedaż energii elektrycznej i ciepła. System Zarządzania Energią obejmuje swoimi granicami zakład produkcyjny w Płocku, Zakład PTA i Zakład CCGT we Włocławku.

Wdrożenie nowelizacji dyrektywy o promowaniu energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii  uchwalonej z końcem 2018 roku weszło w życie z dniem 01 lipca 2021 roku.

Podmioty wykonujące działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania biokomponentów, przetwarzania biomasy, zakupu, importu lub nabycia wewnątrzwspólnotowego biomasy lub biokomponentów, które mają być zaliczone do realizacji Narodowego Celu Wskaźnikowego (NCW) są zobowiązane do uzyskania certyfikatu potwierdzającego spełnienie kryteriów zrównoważonego rozwoju (KZR). 

W ORLEN S.A. systemem potwierdzającym spełnienie KZR jest:

ISCC EU (International Sustainability & Carbon Certification) – System Certyfikacji Łańcucha Produkcji Biomasy i Biopaliw który daje możliwość rozróżnienia nośników energii produkowanych w sposób zrównoważony przy wykorzystaniu odnawialnych źródeł.

ISCC to system certyfikacji biopaliw wprowadzanych do sprzedaży, zatwierdzony przez niemiecką federalną Agencję ds. Rolnictwa i Żywności (BLE).  

System certyfikacji łańcucha produkcji biomasy i biopaliw ISCC to potwierdzenie podejścia, polegającego na przyjęciu i stosowaniu zasad zrównoważonego wykorzystania odnawialnych źródeł energii. ISCC ma na celu ochronę biosfery, racjonalne gospodarowanie gruntami, ale też zrównoważony rozwój społeczny oraz redukcję emisji gazów cieplarnianych, dzięki umożliwieniu śledzenia wielkości emisji na każdym etapie procesu produkcji biomasy i biopaliw. 

ISCC obejmuje wszystkie rodzaje biomasy dostępne na rynku unijnym oraz poza granicami Unii Europejskiej. 

Firma posiadając certyfikat  zapewnia ochronę środowiska naturalnego. Buduje wizerunek firmy nastawionej proekologicznie. Zobowiązuje się do podejmowania następujących zadań:

1. Redukcji emisji gazów cieplarnianych,
2. Profesjonalnego zarządzania systemem jakości oraz bezpieczeństwa w firmie,
3. Monitorowania procesów przetwórczych, emisji gazów oraz ich wpływu na środowisko,
4. Zapewnienia odpowiednich warunków w środowisku pracy,
5. Racjonalnego zarządzania gruntami,
6. Respektowania międzynarodowych praw człowieka, praw pracownika oraz prawa do ziemi,
7. Przyjęcia odpowiedzialnej społecznie postawy w relacjach biznesowych. 

Certyfikat ISCC potwierdza wiarygodność przedsiębiorstwa na międzynarodowym rynku biopaliw. Ułatwia nawiązywanie kontaktów handlowych dzięki promowaniu proekologicznej oraz prospołecznej postawy. Certyfikacja ISCC EU obejmuje niezwykle obszerny zakres produktów, powszechnie wykorzystywanych w produkcji biomasy, biokomponentów, a także biopaliw, do których zaliczyć można min.:

• nasiona roślin oleistych (rzepak, soja, słonecznik, jatrofa, palma, i inne),
• ziarna zbóż i kukurydza,
• oleje (rzepakowy, słonecznikowy, palmowy),
• półprodukty i produkty,
• odpady i pozostałości. 

System ISCC odwołuje się do procedur i standardów, wymaganych do stosowania w całym łańcuchu produkcji biopaliw, dotyczących zasad zrównoważonego rozwoju. 

ISCC ułatwia producentom zorganizowanie wytwarzania i dystrybucji biopaliw zgodnie z europejskimi wymaganiami prawnymi, a potencjalnym klientom daje możliwość weryfikacji wielkości emisji gazów cieplarnianych do atmosfery we wszystkich fazach produkcji, tj.: uprawy, zbiorów, składowania, przetwarzania i dostawy do ostatecznego odbiorcy.

W ORLEN jednym z systemów potwierdzających spełnienie KZR jest System KZR INiG. Jest to polski system certyfikacji, którego właścicielem jest Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy, który decyzją nr 2022/603 z dnia 8 kwietnia 2022 r. został zatwierdzony przez Komisję Europejską w odniesieniu do wykazania zgodności z kryteriami zrównoważonego rozwoju zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/2001 (tzw. RED II).

Od 19 sierpnia 2019 r. ORLEN posiada Certyfikat Systemu KZR INiG dla produkcji biokomponentu - biowęglowodory ciekłe w procesie współuwodornienia.

Certyfikaty wystawione w ramach tego Systemu są uznawane przez inne systemy certyfikacji. Zakres obowiązywania obejmuje wszystkie kraje świata, ze szczególnym uwzględnieniem terytorium Unii Europejskiej i Rzeczypospolitej Polskiej.

W ramach systemu KZR INiG pod kątem zgodności z kryteriami zrównoważonego rozwoju ocenie podlega cały cykl życia biopaliw i biopłynów, począwszy od etapu uprawy surowca lub punktu zbiórki odpadów/pozostałości, aż do etapu ostatecznego zużycia biopaliw i biopłynów, powstawania odpadów i pozostałości, z uwzględnieniem wszystkich etapów pośrednich w łańcuchu dostaw.

System KZR INiG został opracowany w Polsce z uwzględnieniem przepisów UE w zakresie zarówno oceny uprawy biomasy pod kątem wykorzystania gruntów i stosowania dobrych praktyk rolnych, jak i realizacji międzynarodowych konwencji z zakresu prawa pracy.

Wymagania Systemu INiG KZR stosuje się do biopaliw i biopłynów produkowanych w obrębie Wspólnoty Europejskiej oraz importowanych, a weryfikacja odbywa się za pośrednictwem jednostek certyfikujących, które weryfikują przedłożone informacje. 

Podmioty gospodarcze są auditowane przed dopuszczeniem ich do uczestnictwa w Systemie KZR INiG. Po pozytywnym wyniku audytu jednostka certyfikująca wydaje certyfikat potwierdzający spełnienie zrównoważonych kryteriów KZR INiG.

Obecnie ORLEN posiada Certyfikat przyznany przez Bureau Veritas Certification Polska potwierdzający spełnienie wymagań Systemu KZR INiG dla produkcji biokomponentu - biowęglowodory ciekłe w procesie współuwodornienia na okres od 19 sierpnia 2022 r. do 18 sierpnia 2023 r.

Celem HACCP jest zagwarantowanie Klientom, że oferowane produkty żywnościowe spełniają wymagania przepisów sanitarnych, są bezpieczne dla zdrowia oraz zgodne z ich oczekiwaniami odnośnie jakości. Dotyczy to zarówno produktów w opakowaniach jednostkowych, jak również wszystkich produktów przygotowywanych w stacjach paliw, zgodnie z dostępną ofertą gastronomiczną.

HACCP czyli analiza zagrożeń i kontroli krytycznych punktów jest systemowym postępowaniem mającym na celu identyfikację zagrożeń zdrowotnych żywności oraz ryzyka ich wystąpienia podczas wszystkich etapów procesu produkcji i dystrybucji żywności. Jest to również system, który kontroluje i opanowuje wszystkie zagrożenia istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa konsumenta i ochrony jego zdrowia. HACCP, jako system prewencyjny, służy minimalizowaniu ryzyka wystąpienia zagrożeń związanych z obrotem żywnością. Jest gwarancją chroniącą interesy konsumenta dając mu pewność bezpieczeństwa nabywanych produktów spożywczych oraz zabezpiecza również interesy producenta, który prowadząc w odpowiedni i udokumentowany sposób proces produkcyjny może dowieść, że dostarcza produkt bezpieczny dla zdrowia.

Bieżący nadzór oraz cykliczne aktualizacje Dokumentacji Systemowej HACCP potwierdzają skuteczność działania systemu w obszarze stacji paliw.

System ZKP bazuje na funkcjonującym w ORLEN S.A. Zintegrowanym Systemie Zarządzania, w szczególności wymaganiach ISO 9001.

W dniu 9 stycznia 2015 r. system ZKP został po raz pierwszy pozytywnie oceniony przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji (PCBC) oddział w Gdańsku. W wyniku oceny przyznano Zakładowi Rafineryjnemu w Płocku ORLEN S.A..

Coroczne inspekcje utrzymują ważność przyznanych ORLEN S.A. certyfikatów. W roku 2022 rozszerzono ich zakres o procesy realizowane na rzecz ORLEN S.A. przez Rafinerię Gdańską Sp. z o.o..

Certyfikaty są częścią systemu oceny zgodności 2+. Miejsce produkcji jest corocznie poddawane auditowi zewnętrznemu, zaś certyfikaty ZKP w ich następstwie są odnawiane.

Zakres systemu ZKP w ORLEN to pełna kontrola przygotowania, produkcji i zwalniania do sprzedaży wyrobów budowlanych takich jak:

• asfalty drogowe 20/30, 35/50, 35/50WMA, 50/70, 50/70WMA, 70/100, 100/150, 160/220 i 250/330 spełniające wymagania normy PN-EN 12591;
• asfalty modyfikowane polimerami ORBITON PMB 10/40-65, 25/55-55 EXP, 25/55-60, 45/80-55, 45/80-65, 25/55-80 HiMA, 45/80-80 HiMA oraz 65/105-80 HiMA spełniające wymagania normy PN-EN 14023. 

Wdrożenie Systemu Compliance jest spójne ze strategią i kierunkami rozwoju Grupy Kapitałowej ORLEN, zakresem międzynarodowego otoczenia regulacyjnego prowadzonej działalności a także etycznym wizerunkiem Grupy Kapitałowej ORLEN. System Compliance jest także elementem kultury korporacyjnej Grupy Kapitałowej ORLEN.

Mając powyższe na względzie w Grupie Kapitałowej ORLEN wdrożono Politykę Compliance wyznaczającą jednolite i spójne standardy w zakresie zarządzania zgodnością z wymaganiami:

• przepisów prawa,
• regulacji wewnętrznych,
• dobrowolnie przyjętych standardów postępowania,
• norm etycznych obowiązujących w Grupie Kapitałowej ORLEN.

Za wdrożenie, zarządzanie, aktualizację i komunikację Polityki Compliance oraz wspierających ją procedur dotyczących zarządzania ryzykiem regulacyjnym, zgodności z wymaganiami koncesji oraz działalności lobbingowej w Grupie Kapitałowej ORLEN odpowiedzialne jest Biuro Kontroli Finansowej, Zarządzania Ryzykiem i Zgodnością ORLEN.